Môi trường kinh doanh biến động liên tục đòi hỏi các tổ chức phải thường xuyên điều chỉnh và thích ứng. Tuy nhiên, để thực hiện thành công điều chỉnh đó, Doanh nghiệp phải có kế hoạch quản trị sự thay đổi một cách phù hợp. Hãy cùng tìm hiểu ngay những nguyên tắc và các bước quản lý các thay đổi thành công thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. Giới thiệu về Quản trị sự thay đổi trong tổ chức
Để hiểu hơn về khái niệm Quản trị sự thay đổi trong tổ chức, trước tiên bạn cần phải nắm được thế nào là thay đổi tổ chức và có những kiểu thay đổi nào.
Sự thay đổi trong tổ chức đề cập đến các hành động được thực hiện bởi Doanh nghiệp, nhằm điều chỉnh một bộ phận hoặc yếu tố nào đó của tổ chức. Đó có thể là những thay đổi về văn hóa công ty, hệ thống quy trình, công nghệ, cơ sở hạ tầng, sơ đồ tổ chức hoặc những khía cạnh khác.
Những sự thay đổi của tổ chức có thể gồm 3 dạng sau:
- Thay đổi thích ứng là những sự điều chỉnh ở quy mô nhỏ, dần dần, có tính lặp lại mà tổ chức thực hiện nhằm phát triển sản phẩm, cải thiện quy trình, tinh chỉnh chiến lược thích ứng với thời gian. Một số ví dụ về kiểu thay đổi này có thể kể đến như việc thuê một nhân sự mới để giải quyết nhu cầu gia tăng khối lượng công việc hoặc những nỗ lực để nhằm thu hút các ứng viên chất lượng cao hơn so với nhân viên hiện tại về với công ty.
- Thay đổi chuyển tiếp – là những sự thay đổi chuyển tổ chức từ trạng thái hiện tại sang một trạng thái lớn hơn để giải quyết một vấn đề nào đó, ví dụ như thực hiện sáp nhập và mua lại.
- Thay đổi mang tính chuyển đổi đề cập đến những sự điều chỉnh lớn hơn về quy mô và phạm vi. Kết quả của dạng thay đổi này biểu thị một sự khác biệt to lớn, đôi khi là đột ngột so với hiện trạng. Một số ví dụ về kiểu thay đổi mang tính chuyển đổi là ra mắt sản phẩm mới, quyết định mở rộng quy mô kinh doanh ra thị trường quốc tế,…
Để thực hiện thành công những thay đổi đó, buộc tổ chức phải lập kế hoạch để quản trị sự thay đổi. Đây là quá trình hướng dẫn tổ chức thực hiện những điều chỉnh đó thành công, có kết quả tốt. Quá trình này sẽ là “kim chỉ nam” hướng Doanh nghiệp từ những bước hình thành và chuẩn bị, thông qua việc thực hiện, cho đến lúc hoàn thành được kế hoạch thay đổi của mình.
2. Ý nghĩa của Quản trị sự thay đổi đối với tổ chức
Là một khái niệm kinh doanh quan trọng trong Doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến yếu tố con người, quy trình, tổ chức; quản trị sự thay đổi giúp gia tăng sự thành công của các dự án và sáng kiến quan trọng. Hơn thế, Doanh nghiệp sẽ cải thiện được khả năng thích ứng nhanh chóng của mình trong quá trình thực hiện quản lý các thay đổi.
Trong môi trường kinh doanh liên tục biến động, Doanh nghiệp phải có kế hoạch để quản trị sự thay đổi tốt. Nếu không, tổ chức của bạn có thể sẽ phải chịu những áp lực, căng thẳng cũng như không đạt được những kế hoạch mình đề ra.
Thông qua việc tiêu chuẩn hóa sự nhất quán và tính hiệu quả của công việc được giao, quản lý sự thay đổi đảm bảo không bỏ sót yếu tố con người ở tổ chức. Khi các điều chỉnh được thực hiện, nhân viên hiểu được vai trò mới của họ. Bên cạnh đó, quản trị tốt các thay đổi cũng giúp cải thiện văn hóa của tổ chức theo hướng phù hợp nhất.
Không những vậy, thông qua việc đảm bảo sự sẵn sàng cho những biến động có thể xảy ra, quản trị sự thay đổi cho phép Doanh nghiệp có thể tồn tại và duy trì hoạt động một cách mạnh mẽ trên thị trường trong tương lai.
3. Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến
Một vài mô hình phổ biến cung cấp các hướng dẫn và nguyên tắc giúp Doanh nghiệp quản trị sự thay đổi một cách tốt nhất, có thể kể đến như:
Mô hình ADKAR: được tạo ra bởi Prosci Jeff Hiatt, bao gồm 5 yếu tố sau:
- Awareness of the need for change – Nhận thức về nhu cầu thay đổi;
- Desire to participate in and support the change – Mong muốn được tham gia và ủng hộ cho sự thay đổi;
- Knowledge about how to change – Kiến thức về làm thế nào để thực hiện thay đổi đó;
- Ability to implement change and behaviors – Khả năng thực hiện các thay đổi và hành vi;
- Reinforcement to sustain the change – Củng cố để duy trì sự thay đổi.
Mô hình chuyển đổi của Bridges: Mô hình của William Bridges – nhà cố vấn phản hồi – tập trung vào cách mọi người điều chỉnh để thay đổi. Mô hình này bao gồm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn buông bỏ.
- Giai đoạn không chắc chắn và bối rối.
- Giai đoạn chấp nhận.
Quy trình 8 bước dẫn đầu thay đổi của Kotter: John Kotter là giáo sư của ngôi trường Đại học vô cùng danh tiếng Harvard. Ông đã xây dựng nên quy trình để quản trị sự thay đổi bao gồm 8 bước:
- Tăng tính cấp bách cho sự thay đổi;
- Tạo ra một liên minh mạnh mẽ để ủng hộ và thực hiện thay đổi;
- Xây dựng tầm nhìn và chiến lược;
- Truyền đạt tầm nhìn;
- Loại bỏ các chướng ngại vật và rào cản;
- Tạo ra các thành công, chiến thắng ngắn hạn;
- Xây dựng và phân tích dựa trên các thay đổi;
- Áp những thay đổi đó vào văn hóa hóa Doanh nghiệp.
Mô hình McKinsey 7S: Các nhà cố vấn kinh doanh Robert H. Waterman Jr. và Tom Peters đã thiết kế ra mô hình quản trị sự thay đổi này để xem xét tổng thể 7 yếu tố sau (được chia thành 2 nhóm):
- Yếu tố cứng: Chiến lược, cấu trúc, hệ thống.
- Yếu tố mềm: Giá trị được chia sẻ, kỹ năng, phong cách, đội ngũ.
Trong mô hình này, các yếu tố cứng và yếu tố mềm sẽ được phân tích kết hợp với nhau. Những yếu tố cứng hướng tới các vấn đề mà tổ chức có thể tác động trực tiếp. Các yếu tố mềm được thể hiện trừu tượng hơn, thường được tìm thấy trong văn hóa của Doanh nghiệp.
Trong mô hình 7S, mối quan hệ nội bộ giữa những yếu tố này sẽ được tổ chức một cách khoa học và bài bản, nhằm định hướng cho Doanh nghiệp theo lộ trình đúng đắn nhất trong quá trình quản trị sự thay đổi của mình.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về Quản trị sự thay đổi trong tổ chức mà đã mang đến cho bạn. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những lời khuyên hữu ích trong việc thực hiện các thay đổi ở Doanh nghiệp của mình trong tương lai!